Le Smart Contract : Une réponse aux besoins des RH

Deuxième partie : Le Smart Contract: un nouvel atout pour la gestion des Ressources Humaines 

I – Une rencontre des besoins RH et collaborateurs

Nous avons pensé intéressant de reproduire “l’employee journey” des RH et des collaborateurs pour analyser quelles étaient leurs attentes communes, en fonction des actions quotidiennes réalisées. Par la suite, nous avons imaginé de quelle manière le Smart Contract pourrait réellement répondre à ces besoins.

“L’employee journey” permet de comprendre le lien qui existe entre les comportements des employés et les résultats des entreprises. En effet, à travers l’analyse d’une journée type de travail d’un RH, il est possible d’identifier les tâches sources de valeur ajoutée. Le principe est simple, une action impacte le comportement d’un collaborateur, qui influence par la suite ses émotions et qui finalement agit sur sa performance globale. Par exemple, de mauvaises expériences répétées sur une même journée entraînent naturellement une efficacité faible d’où une baisse de productivité.  A travers quelques exemples de processus RH, nous allons voir de quelle manière les besoins collaborateurs et les besoins RH convergent.

UNE GESTION PLUS QUALITATIVE DU RECRUTEMENT

Prenons l’exemple classique d’un recrutement. Le profil d’un candidat a été identifié et il faut désormais organiser en entretien physique avec cette personne. Nous allons d’abord contacter le candidat sur son numéro de portable soigneusement renseigné sur son CV. Il est 10h30 du matin et nous tombons sur sa messagerie sur laquelle nous lui indiquons le motif de notre appel. Par mesure de sécurité, nous lui adressons également un mail précisant que nous souhaitons le rencontrer. A 14h00, il nous rappelle mais nous sommes en rendez-vous. Nous tentons notre chance le lendemain. Il décroche, c’est gagné ! Nous lui proposons trois créneaux mais il doit consulter son agenda pour nous confirmer sa disponibilité, il nous rappelle ce soir. C’est d’accord pour le lundi 12 à 16h30.  Il faut alors lui envoyer un mail de confirmation en précisant l’adresse du rendez-vous et le cas échéant en lui adressant un dossier de candidature à retourner.

Si le premier contact avec un candidat a son importance, la simple gestion des prises de rendez-vous ne constitue qu’une très relative valeur ajoutée.
Ne pourrions-nous pas imaginer que lorsque le profil du candidat est validé par le recruteur pour un entretien, celui-ci pourrait alors recevoir l’autorisation de se connecter à la chaîne et de choisir lui-même le créneau qui lui conviendrait le mieux en fonction des disponibilités proposées en temps réel.

De même, le parcours du candidat doit être tracé dans un outil de recrutement (CV reçu, profil validé, entretien réalisé). Toute cette gestion administrative demande du temps, autant de temps que le RH en recrutement ne passera pas en entretien. Or, dans un processus « classique » de recrutement, l’entretien est l’étape la plus stratégique car elle permet de recruter le meilleur candidat pour le poste.

Ici, le Smart Contract pourrait permettre aux RH de consacrer davantage de temps à l’amélioration qualitative du processus du recrutement. Il s’agirait par exemple d’étudier, de développer et de mettre en place certaines méthodes de recrutement dont la validité prédictive est meilleure que celle de l’entretien (Serious Games, Tests psychologiques) et d’étendre la présence digitale de l’entreprise aux différentes plateformes de recrutement et réseaux sociaux.

Cette amélioration qualitative du recrutement permettrait ainsi de développer la marque employeur de l’organisation, mais aussi de représenter une première étape d’intégration pour le collaborateur retenu.

 L’ONBOARDING: PREMIERE ETAPE DE LA FIDELISATION

Une fois le candidat embauché, l’onboarding commence. Ce processus se décompose en trois étapes : la préparation de l’arrivée, le jour J et les J+1. Il a pour objectif de permettre aux nouveaux collaborateurs d’acquérir les connaissances, les compétences et les comportements adéquats pour devenir un membre effectif de l’entreprise. Néanmoins, ce processus n’a pas toujours l’effet escompté.

Aujourd’hui les RH ont tendance à passer plus de temps sur la préparation de l’arrivée du nouveau collaborateur que sur son arrivée elle-même. Les RH prennent en charge la collecte de l’ensemble des documents administratifs (carte d’identité, de sécurité sociale, diplômes…), jouent un rôle de facilitateur entre le manager et le collaborateur pour la signature du contrat (agenda, prise de rendez-vous). Cette étape de préparation peut s’apparenter davantage à une démarche administrative qu’à une réelle démarche d’induction et d’intégration. De plus, d’après une étude Des Echos en 2013, 79 % des nouveaux collaborateurs qualifient leur journée d’arrivée comme « perfectibles, voire médiocres » [Le onboarding en France : une préoccupation désormais majeure pour les entreprises, Les Echos, 2013.]. Malgré la réception de livrets d’accueil, la visite des locaux ou l’accès à l’intranet, « 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisagent de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou    matériel ». Ce chiffre assez élevé crée donc pour les RH un besoin de dégager plus de temps pour se focaliser davantage sur l’intégration même des nouveaux collaborateurs, étape plus stratégique pour les fidéliser.

La préparation de l’arrivée, tâche sans grande valeur ajoutée pour les RH, pourrait être optimisée. On pourrait imaginer que le Smart Contract automatise cette première étape grâce à des signatures électroniques, à des plateformes digitales où le candidat pourrait se connecter automatiquement, charger des documents, se former etc. Cette automatisation du processus ferait gagner du temps aux RH qui pourrait humaniser davantage l’arrivée de chaque nouveau collaborateur (présentation de l’entreprise, à l’équipe, journée/séminaire d’intégration). Les RH pourraient alors améliorer la socialisation des nouveaux arrivants et développer leur sentiment d’appartenance, ainsi que la culture d’entreprise. Une intégration efficace permet d’augmenter la productivité d’un collaborateur qui est plus opérationnel et plus motivé.

LA FORMATION : UN DISPOSITIF PLUS PERSONNALISE

Concernant la gestion des collaborateurs nous pouvons prendre l’exemple de “l’employee journey” d’un RH qui gère la formation car là encore de nombreux besoins se dégagent pour les RH.
En effet, pour créer une nouvelle formation, un RH doit recenser les besoins des collaborateurs en fonction de la stratégie business, planifier la formation (choix des supports, objectifs à évaluer, workflow de validation, budget), réaliser la formation et enfin l’évaluer grâce à des feedbacks.

Aujourd’hui un RH formation peut être amené à passer du temps à gérer le portefeuille de formation (classer les nouvelles formations, supprimer les anciennes), à suivre les workflows de validation (demande du collaborateur, validation du manager, puis du RH), à établir les fiches de présentiels (participation, absence, reprogrammation de la séance) ce qui peut entraîner de la frustration chez certains RH et le sentiment de ne pas pouvoir investir du temps sur des actions plus stratégiques.

D’après une étude Cegos de 2015, les collaborateurs ont de plus en plus envie de se former via des plateformes digitales [Etude Cergos sur Les chiffres clés du digital en formation, 2015.]. C’est pourquoi, pour répondre à ce nouvel enjeu, les RH devraient se concentrer davantage sur des tâches plus efficientes comme l’élaboration des supports de formations (les e-learning, les blended-learning, les MOOC, les coachings, les reverse-mentoring sessions), le contenu des formations (pour répondre aux besoins des collaborateurs et du business), les feedbacks sur les formations pour les améliorer etc.

Le Smart Contrat pourrait être la solution à ce besoin et permettre aux RH d’assurer de la cohérence entre la stratégie d’entreprise et les compétences en place et ainsi adapter le capital humain aux évolutions de l’entreprise. Nous développerons par la suite l’impact que pourrait avoir le Smart Contract sur le processus de formation.

LE DEPART : VERS UNE GESTION A LA FOIS HUMAINE ET STRATEGIQUE

Tout comme l’intégration d’un collaborateur, son départ de l’entreprise génère une importante gestion administrative. Cette action nécessite une intervention sur le calcul des effectifs de l’entreprise, la paie, la délivrance de documents obligatoires (attestation Pôle Emploi, le reçu pour solde de tout compte, le certificat de travail).
Des obligations juridiques sont attachées à la remise de ces documents. En effet, le reçu pour solde de tout compte par exemple doit être daté lors de la remise au salarié, après la rupture du contrat, condition sans laquelle le reçu est dépourvu d’effet libératoire.

Intégrer le Smart Contract dans la gestion du départ d’un collaborateur permettrait une fois de plus de gagner du temps mais aussi d’éviter tout contentieux. Nous pourrions donc imaginer une automatisation du processus grâce au Smart Contract qui permettrait de générer l’édition électronique de ces documents grâce à l’ensemble des informations saisies.

De la même manière que pour le recrutement, la gestion du départ du collaborateur représente un levier important de la marque employeur.
En effet, le système d’automatisation des départs peut s’imaginer comme une source de déshumanisation des relations de travail et même de la relation contractuelle si celui-ci n’est pas accompagnée de mesures d’accompagnement à la sortie. Nous considérons qu’il existe déjà un besoin énorme en ce sens de la part des collaborateurs, et que celui-ci sera renforcé par l’émergence du Smart Contract. Il s’agira donc de développer des entretiens d’accompagnement à la sortie, quelle que soit la raison du départ du collaborateur (hors faute lourde), qui aura pour objectif de réorienter le salarié à l’externe et d’identifier les raisons de son départ. Bien entendu, nous considérons que cet entretien relèvera du périmètre d’action du « Gestionnaire d’opportunités » présenté dans notre système de relations professionnelles.

Il sera aussi possible de développer des pratiques telles que la mise à disposition et l’essaimage, qui permettent à la fois de conserver un lien avec le collaborateur (généralement les collaborateurs les plus talentueux que l’on ne veut pas voir partir mais qui souhaitent eux-mêmes changer d’horizon), mais aussi – sous réserve d’une gestion efficace de ces dispositifs – de créer de la richesse pour l’organisation et donc améliorer sa performance économique.

L’analyse statistique des tendances de départ permettront aussi de mieux cibler la politique RH de l’organisation en matière de rétention et de fidélisation.
Pour aller plus loin, nous pourrions imaginer que l’insertion de l’information à savoir le départ du collaborateur envoie directement l’information au service de gestion de la mobilité dans l’entreprise par exemple.

Bien entendu, tous les besoins ne sont pas les mêmes en fonction du type de l’organisation et des préférences individuelles de chaque RH. Par exemple le service RH d’une entreprise mondiale de plus de 100 000 collaborateurs dans un secteur règlementé n’a pas les mêmes besoins RH et collaborateurs et les mêmes marges de manœuvres qu’une start-up employant 40 personnes basées en France. De même, un RH peut très bien apprécier faire des tâches administratives comme la prise de rendez-vous pour la rencontre avec les candidats alors qu’un autre va trouver cette tâche sans valeur-ajoutée. Il est donc important de remettre dans son contexte les différents facteurs d’influence pour établir les besoins actuels des RH.

Enfin, en plus des souhaits d’aménagements généralement exprimés par les RH et les collaborateurs, nous pourrions imaginer l’émergence de nouveaux besoins dus à l’intégration du Smart Contract. Par exemple, Apple a réussi à créer une dépendance chez ses utilisateurs qui n’avaient au départ aucun besoin et qui aujourd’hui ne peuvent plus se passer des dernières innovations technologiques proposées par la marque. Nous pourrions donc supposer, qu’en plus de tous les besoins précédemment évoqués, le Smart Contract réponde à une multitude de nouvelles attentes dont nous n’avons pas encore conscience et qu’il permettra de rallier tous les réfractaires à sa cause.

Cependant, nous jugeons pertinent de considérer que les différentes applications du Smart Contract se doivent de répondre à la fois aux besoins des RH et des collaborateurs, et que cette rencontre des besoins constituera un véritable avantage concurrentiel pour l’organisation. C’est pourquoi nous allons voir, à travers différents scénarios d’application, de quelle manière le Smart Contract peut représenter un outil capable de réaliser cette jonction.

[…La suite, c’est ici] II – Des scénarios envisageables

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